Tietosuojaseloste
Päivätty 6.2.2024
Ikilehto kunnioittaa jokaisen yksityisyyden suojaa ja noudattaa toiminnassaan henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä. Nämä tietosuojaperiaatteet antavat tietoa Ikilehdon verkkosivujen ja palveluiden yksityisyyden suojasta ja henkilötietojen käsittelystä. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, joista henkilö voidaan tunnistaa.
Ikilehto varmistaa, että sen käsittelemät henkilötiedot ovat oikeita, riittäviä ja ajantasaisia käyttötarkoitukseensa nähden. Asiakkaalla on aina oikeus korjata tiedoissa mahdollisesti olevat puutteet tai virheet tai pyytää tietojensa poistamista. Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä auttaa info@ikilehto.fi.
Rekisteröidyllä on aina oikeus ottaa yhteyttä tai valittaa henkilötietojen käsittelyasiassa tietosuojavaltuutetulle: https://tietosuoja.fi/etusivu. Yhteydenoton tai valituksen yhteydessä henkilöä voidaan pyytää todentamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä
Rekisterinpitäjä on ihminen tai organisaatio, joka määrittelee mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään.
Henkilötietojen käsittelijä on ihminen tai organisaatio, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.
Rekisterinpitäjä: Avem Oy / Ikilehto
Henkilötietojen käsittelijä: Avem Oy verkkosivujen ja asiakasrekisterin osalta. Avem Oy voi käyttää kolmansia osapuolia käsittelijöinä erillisten palvelusopimusten ehtojen mukaisesti.
Rekisterin nimi: Avem Oy / Ikilehto asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten, tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi, markkinointiin sekä asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme ja toimittajiemme tarpeiden kartoittamiseksi ja palautteen keräämistä varten.
Käsittelemme henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin sekä asiakas- tai yhteistyösuhteessa esimerkiksi laskutusta tai sopimusasioiden hoitoa varten.
Käsittelemme henkilötietoja myös työnhakijoiden rekrytoinnissa. Lisätietoja tämän dokumentin lopussa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Henkilötietoja käsitellään Euroopan Unionin henkilötietolainsäädännön (EU General Data Protection Regulation (”GDPR”) sekä soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan lain mukaisilla perusteilla ja yllä mainittua tarkoitusta varten.
Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on:
- Avem Oy:n / Ikilehdon ja asiakkaan välisen sopimuksen täyttäminen; pyydetyn informaation toimittaminen, kontaktipyyntöihin vastaaminen.
- Asiakkaan (tai työnhakijan) suostumus.
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tiedon tuottaminen Avem Oy:n / Ikilehdon tuotteista ja palveluista, esimerkiksi yhteydenottopyyntöön vastaaminen tai tilauksen käsittely.
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu virheiden tutkimiseksi ja korjaamiseksi, verkkopalveluiden ja muiden palvelujemme väärinkäytön estämiseksi.
Henkilötiedot poistetaan tai muutetaan tunnistamattomiksi (anonymisointi) kun henkilötietoja ei enää tarvita käyttötarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Henkilötiedot voidaan poistaa pyynnöstä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Mitä tietoa säilytetään
Rekisterimme sisältää tilaajan etu- ja sukunimet, tittelin, puhelinnumerot, toimisto- ja/tai kotiosoitteet, sähköpostiosoitteet ja IP-osoitteet sekä vainajan etu- ja sukunimet sekä syntymä- ja kuolinajat. Säilytämme myös tilaustiedot ja muut mahdolliset tilaukseen liittyvät tiedot ja toiveet sekä näiden päivämäärät. Emme säilytä arkaluonteisia henkilötietoja.
Tietolähteet
Keräämme henkilötietoja suoraan asiakkailtamme tapaamisten, puheluiden ja sosiaalisen media kautta vastaanotettujen viestien sekä sähköpostiviestien kautta. Keräämme tietoa myös verkkosivujemme käytöstä, yhteydenottolomakkeissa, tiedotteiden sisältämissä materiaalipyynnöissä sekä analytiikkatyökaluja, internet-evästeitä ja muita vastaavia keinoja käyttämällä. Emme kerää arkaluonteisia henkilötietoja.
Keräämme tietoa myös seuraavien palveluiden ja järjestelmien avulla: asiakashallintajärjestelmät (CRM), kyselytyökalut, sähköpostilistapalvelut, markkinnoinnin ja myynnin työkalut kuten Hubspot, Chat- työkalut ja resurssienhallintajärjestelmä (ERP).
Edellä mainitut järjestelmät voivat olla Avem Oy:n / Ikilehdon tai kolmannen osapuolen ylläpitämiä jolloin kyseinen kolmas osapuoli on myös henkilötietojen käsittelijä.
Keräämme henkilötietoja verkkosivujemme sekä sosiaalisen median palveluiden kautta. Näitä palveluja ovat esimerkiksi: Google Analytics sekä Facebook, Instagram ja Twitter.
Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja miten henkilötietoja jaetaan
Vain rajoitetulla määrällä henkilöstöämme on pääsy henkilötietoihin. Kaikkia näitä henkilöitä sitoo salassapitovelvoite. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelijöitä sitovat palvelusopimukset sekä voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö.
Paikallinen pakottava lainsäädäntö saattaa Suomen ulkopuolellakin velvoittaa meitä antamaan henkilötietoja viranomaisille. Noudatamme aina viranomaismääräyksiä ja soveltuvaa lainsäädäntöä.
Henkilötietoja voidaan siirtää yhtiön tai sen liiketoiminnan myynnin, sulautumisen tai uudelleenjärjestelyjen vuoksi voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja säilytetään palvelimilla jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Henkilötietoja voidaan siirtää väliaikaisesti Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti, teknisistä syistä tai palveluntarjoajan sijainnin vuoksi. Pääsääntöisesti tällaiset henkilötiedot ovat IP-osoitteita, mutta niihin saattaa sisältyä myös muita tunnisteita. Tällaiset henkilötietojen siirrot voidaan tehdä maihin, joissa tietosuoja on riittävällä tasolla tai mikäli henkilötietoihin sovelletaan Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. Lisätietoja vakiosopimuslausekkeista tästä linkistä (link). Vakiosopimuslausekkeiden toteuttamisessa saatamme käyttää tarpeellisia henkilötietoja suojaavia toimenpiteitä. Vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietoa henkilötietojen siirrosta.
Missä henkilötietoja säilytetään
Henkilötietoja säilytetään pilvipohjaisessa ylläpitopalvelussa Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Pilvipalvelut ja analytiikkapalvelut saattavat kopioida tietoja palvelimille Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Miten henkilötiedot suojataan
Käytämme toimintaamme soveltuvia, kohtuullisia ja taloudellisia teknisiä ja organisaatiota koskevia suojaustoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on suojata henkilötiedot siten, että ne eivät vahingossa häviä, että pääsy henkilötietoihin on suojattu ulkopuolisilta ja että henkilötietoja voivat käyttää, muuttaa ja käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Edellytämme samaa myös liikekumppaneiltamme ja palveluntarjoajiltamme.
Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan sellaisella henkilökunnalla, jolla on työtehtäviin liittyvä tarve käsitellä henkilötietoja. Toimistotiloihin on pääsy vain henkilökunnalla. Suojaustoimien määrittelyssa olemme ottaneet huomioon mahdollisen vahingon tai uhan henkilötiedoille sekä mahdollisen tietojen arkaluontoisuuden.
Rekisteröidyn oikeudet
Voimassaolevan lainsäädännän mukaisesti rekisteröidyllä on seuraavat henkilötietoja koskevat oikeudet:
- Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin sekä oikeus saada vahvistus siitä, onko henkilön tietoja käsitelty.
- Oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisua.
- Oikeus poistaa henkilötiedot kun henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoituksen mihin ne on kerätty, eikä käsittely ole tarpeen oikeutetun edun vuoksi, tai mikäli henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai poistaminen on tarpeen lain noudattamiseksi.
- Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä mikäli tietojen oikeellisuus on kiistetty, mikäli tietojen käsittely on ollut lain vastaista tai rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietoja, mutta poistamisen sijasta vaaditaan käsittelyn rajoittamista tai mikäli henkilötietojen käsittelyn perustetta ei ole vielä varmistettu.
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jolloin rekisterinpitäjän tulee esittää perustelut ja todentaa oikeutettu etu, jonka perusteella henkilötietoja käsitellään.
Kirjallinen pyyntö oikeuksien toteuttamiseksi lähetetään info@ikilehto.fi. Pyynnön esittäjän tulee todentaa henkilöllisyytensä.
Suoramarkkinoinnin kieltäminen
Suoramarkkinoinnin voi peruuttaa ja henkilötietojen käsittelyn lopettamista markkinointitarkoitukseen voi pyytää suoramarkkinointiviestien yhteydessä olevien linkkien kautta.
Tietosuojaperiaatteiden muuttaminen
Ilmoitamme näiden tietosuojaperiaatteiden muutoksista verkkosivuillamme, joilta ajantasainen dokumentti on saatavilla. Kehotamme tarkistamaan mahdolliset muutokset säännöllisesti. Mikäli tietosuojaperiaatteisiin tehdään materiaalisia muutoksia, voimme lähettää niistä tietoa rekisteröidyille myös sähköpostilla tai sosiaalisen median kanavissa.
Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä
Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissamme soveltuvuusarviointia sekä yhteydenottoja varten. Ilman henkilötietoja emme voi käsitellä hakemuksia.
Työnhakijarekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot: suku- ja etunimi, titteli, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, valokuva, ansioluettelo, rekrytointiprosessin tila. Säilytämme meille lähetettyjä työnhakijoiden tietoja 12 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Mikäli työnhakija rekrytoidaan, siirretään hakijan tiedot työntekijöiden rekisteriin, jossa niitä säilytetään työsuhteen keston ajan tai kunnes käsittelylle ei ole perustetta.
Keräämme työnhakutietoja ainoastaan hakijalta itseltään sekä suosittelijoilta, jotka työnhakija on antanut. Tietoja voidaan kerätä esimerkiksi ansioluettelosta ja työhakemuksesta sekä työhaastatteluista.
Noudatamme työnhakijoiden henkilötietojen suojaamisessa samanlaisia menetelmiä kuin millä suojaamme työntekijöidemme ja asiakkaidemme henkilötiedot. Tiedot säilytetään henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä ja niitä jaetaan organisaatiomme sisällä ainoastaan rekrytointitarkoituksessa ja henkilöstölle, jonka toimenkuvansa perusteella tarvitsee työssään käsitellä henkilötietoja. Työnhakijoiden henkilötietoja ei jaeta kolmansille osapuolille.
Työnhakijoiden henkilötiedot säilytetään pilvipalvelussa, jonka palvelimet sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Pilvipalvelut ja analytiikkapalvelut saattavat kopioida tietoja palvelimille Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Lähettämällä työhakemuksen, annat suostumuksesi yllämainitun mukaisella henkilötietojen käsittelylle.